5 tips para la gestión de venta con excel

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Excel es el primer paso en la administración y seguimiento de las ventas, incluso para el pago de las comisiones.

Después de años de migrar clientes a un sistema de CRM hemos visto mejores prácticas que les puede servir a todos los que están todavía con excel.

1. Utilice una hoja de excel por vendedor.
   • Justificación:
     • Cada vendedor puede utilizar una hoja sin ver la del otro vendedor, ni alterarla.
     • Se puede abrir un excel por vendedor y luego en otro excel vincular las hojas para que el gerente o jefe de ventas vea lo de ambos.
2. Utilice una hoja para el listado de clientes y otra hoja para el seguimiento.
   • Justificación:
     • A largo plazo si guarda los seguimientos en la misma hoja del cliente se genera una confusión terrible, nadie sabe cual es el último seguimiento ni quien lo hizo.
     • Es más fácil poner seguimientos en filas, relacionadas a un cliente (utilizar función buscarv o vlookup) y luego al filtrar por cliente podrá ver todo lo que ese cliente tiene.
3. Utilice un formato de fecha único.
   • Justificación:
     • Las tablas dinámicas y los filtros funcionan siempre y cuando se respete el formato. Escribir 20/12 o 20 de dic , no es lo mismo para excel.
4. Utilice siempre que pueda, valor pre-establecidos para los campos. 
   • Justificación:
     • Si un vendedor pone en una celda de status de venta  “Vendido” y otro “Ganada” los datos no van a coincidir. Restrinja a una lista los posibles valores de los celdas.
5. Acostumbre a sus vendedores a dejar documentada toda visita, reunión o gestión con el cliente, aunque sea un mínimo detalle como fecha y tema.
   • Justificación:
     • A ningún vendedor le gusta “perder” el tiempo llenando un excel o un sistema de seguimientos, pero si no lo hacen ahora, mucho más difícil será en el futuro (el poder de la costumbre.
     • Si el día de mañana evoluciona a un sistema de CRM, pueden ingresar todos los seguimientos y encontrar valiosa información sobre los clientes, vendedores y el comportamiento.

Estamos pensando poner un excel para aquellos que estén buscando uno con el cual empezar.

éxitos!

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